Mit iQ.Suite Smart kann man proaktiv der ständigen Erreichbarkeit der Mitarbeiter entgegenwirken, in dem die E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten zurückgehalten und erst am nächsten Morgen vor Arbeitsbeginn zugestellt werden.
Dabei sollte man berücksichtigen, dass es Gruppen, wie Support/Hotline gibt, die auch außerhalb der Geschäftszeiten erreichbar sein müssen.
Step by Step
Was man benötigt:
Regel, die die Arbeitszeit definiert:
In Worten:
_officeday := @If(@Weekday(@now) = 2 | @Weekday(@now) = 3 | @Weekday(@now) = 4 | @Weekday(@now) = 5 | @Weekday(@now) = 6 ;@true; @false);
_Hour:= @Hour (@Time (@Now));
_officehour := @if (_Hour => 7 & _Hour < 17; @TRUE; @FALSE);
_officeday & _officehour
Arbeitszeit ist Montag bis Freitag und in der Zeit von 7 Uhr bis 17 Uhr sollen E-Mails zugestellt werden.
Regel mit den Benutzern, die 24 x 7 E-Mails empfangen sollen
Hier im Beispiel die Administratoren und die Mitglieder der Gruppe Hotline
Ein Smart Mail Job, der die E-Mails heraus filtert und in die Parkdatenbank ablegt.
Die zwei Regeln, sind als „negierte Regeln“ genutzt, da während der Arbeitszeit (iQ.Suite – Worktime) die E-Mails NICHT herausgefiltert, sondern zugestellt werden sollen und die Administratoren und Hotline Mitarbeiter (Mails24 x 7) so wieso den ganzen Tag erreichbar sind.
Die geparkten E-Mails erhalten den Verweis, dass sie ab 7 Uhr (Sendtime) versendet werden sollen.
Einen Smart Datenbank Job, der die E-Mails dann wieder aus der Smart Datenbank in den Mailfluss zurück gibt, damit diese dem Empfänger zugesendet werden.
Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass sich die Startzeit im Sommer auf eine Stunde später verschiebt
Hier stellen Sie noch ein, dass der Datenbankjob nicht am Wochenende läuft, sonst würde er die E-Mails am Samstag- und Sonntagmorgen zustellen.
Beispiel für den Ablauf
E-Mail außerhalb der Arbeitszeit gesendet:
E-Mail ist in der Smart Park Datenbank abgelegt
E-Mail ist am nächsten Morgen um 7:30 zugestellt worden
Anmerkung:
Bitte beachten Sie, dass der Smartdatenbankjob nach der „Freigabezeit“ (Time To Send) läuft, sonst werden die E-Mails (wenn der Job nur einmal am Tag läuft) erst 24 Stunden später versendet.
