Das Problem kennt sicher jeder E-Mail-Nutzer: Damit E-Mails möglichst schnell und platzsparend auf die Reise gehen, müssen Dateianhänge zuvor entsprechend komprimiert werden. Und schon steht jeder User vor der aufwändigen Herausforderung! Zuerst müssen die entsprechenden Dateien im Windows Explorer gesucht werden, um im Anschluss diese über die ZIP-Funktion zu komprimieren. Erst dann kann die ZIP-Datei an die E-Mail angefügt werden. Viele Wege und einiges an Zeit, die währenddessen vergeht. Das Thema Sicherheit bzw. die komprimierte Datei mit einem entsprechenden Passwort zu versehen, erfordert weiteres Know-how.
iQ.Suite Convert ist die Lösung zur serverbasierten Komprimierung von E-Mail-Dateianhängen. Dank vollständig automatisierter Prozesse ist keine Interaktion der Anwender notwendig. Ein flexibles und regelbasiertes Management erlaubt die Festlegung, welche Anhänge komprimiert werden sollen. Selbstverständlich können die komprimierten Dateien auch mit einem Passwort geschützt werden. Und noch was: Die ZIP-Dateien können durch das konfigurierte Regelwerk auch für die Endbenutzer entsprechend wieder automatisiert entpackt werden.
Step by Step
Um Dateianhänge via iQ.Suite Convert zu komprimieren, wählen wir den entsprechenden Job-Typ „Convert Compression“ aus. Unter „Selection“ werden die Parameter der Dateianhänge, welche komprimiert werden sollen, festgelegt.
Ob die versendeten Dateianhänge mit oder ohne Passwort komprimiert werden sollen, wählen Sie unter „Options“ aus.
Sollen die Dateianhänge mit einem Passwort versehen werden, stehen Ihnen drei verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl: ein festgelegtes Passwort, ein einmaliges Passwort oder dies über ein Betreffzeilen-Kommando zu setzen.
Wenn mehrere Attachments komprimiert werden, kann unter „Advances“ ein entsprechender Dateiname, auch mit Hilfe von iQ.Suite Variablen, festgelegt werden.
Mit dem Job-Typ „Convert Decompression“ haben Sie die Möglichkeit, bereits komprimierte Dateianhänge über das iQ.Suite Regelwerk zu entpacken. Auch unter diesem Job-Typ werden bestimmte Parameter im Bereich „Selection“ festgelegt.
Wichtig: Nehmen Sie Microsoft Office 2007 Dokumente entsprechend aus!
Zu beachten innerhalb des „Convert Decompress“ Job ist, ob das Archiv mit einem Passwort versehen ist oder nicht. Dies sollte mit Hilfe der Adressregel für eine bestimmte Sender-Empfänger Kombination konfiguriert werden.
Bitte beachten Sie, dass iQ.Suite Convert und das Komprimieren von E-Mail-Dateianhängen kein Ersatz für eine vollständige E-Mail-Verschlüsselungslösung darstellt.
Hierfür nutzen Sie bitte iQ.Suite Crypt Pro mit PGP Schlüsseln oder S/MIME Zertifikaten!