Seitdem das Medium E-Mail als Geschäftsbrief betrachtet wird, gilt es auch hier zahlreiche gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Doch nicht nur diese spielen bei der E-Mail-Signatur eine Rolle, sondern auch das unternehmensweite Erscheinungsbild. Demnach werden die Anforderungen in den meisten Unternehmen zentral über deren E-Mail-Umgebung abgedeckt. Doch wie wird es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre eigenen Signaturen einzusehen bzw. entsprechend zu checken?
Mit iQ.Suite Trailer, der Lösung für einen regelbasierten Haftungsausschluss von GBS, gibt es hierzu eine Lösung. Anhand eines einfachen Szenarios ist es dem Mitarbeiter möglich, seine eigene E-Mail-Signatur durch Versand einer E-Mail zu jedem Zeitpunkt entsprechend den aktuellen Angaben zu prüfen.
Step by Step
Damit die Mitarbeiter Ihrer Firma ihre eigenen E-Mail-Signaturen prüfen können, benötigen Sie natürlich ein bereits funktionierendes iQ.Suite Trailer Regelwerk innerhalb Ihrer IT Infrastruktur.
Mittels eines weiteren iQ.Suite Trailer Jobs kann das angesprochene Szenario umgesetzt werden.
Innerhalb der Adressregel können alle internen Mitarbeiter, die rein obligatorisch sowohl interne, als auch externe Mitarbeiter adressieren, den entsprechenden Job ausführen.
Durch ein definiertes Betreffzeilenkommando legen wir fest, dass nicht alle versendeten E-Mails diesen Job ausführen.
Das konfigurierte Betreffzeilenkommando wird nach Ausführung des iQ.Suite Jobs entsprechend aus der Betreffzeile entfernt!
Innerhalb eines iQ.Suite Trailer Jobs muss mindestens ein iQ.Suite Trailer Dokument ausgewählt werden. Um die bereits hinzugefügte Signatur nicht zu verändern, legen Sie bitte ein neues leeres iQ.Suite Trailer Dokument an:
iQ.Suite > Basic Configuration > Utility Settings > Trailer Settings > Trailer Documents
Damit die E-Mail dem ursprünglichen Empfänger nicht zugestellt wird und der Mitarbeiter als Sender seine E-Mail mit der angefügten Signatur erhält, wählen wir unter „Additional actions“ die folgenden Optionen aus:
Add > Redirect Email
